Ce que nous avons automatisé chez nous

Routine à la demande

Passer sa boîte de réception en revue, un message à la fois

Le problèmeVous avez deux cents messages non lus et vous finissez par tout survoler.

L’idéeL’IA traite d’abord seule les cas pour lesquels vous lui avez déjà donné une règle. Elle vous présente ensuite les autres un par un, avec le passage utile du message, un brouillon de réponse et quelques choix possibles. Quand vous prenez souvent la même décision, elle vous propose d’en faire une règle pour la prochaine fois.

« Occupe-toi de mes mails non lus »

Routine à la demande

Reprendre les tâches qui traînent, quatre par quatre

Le problèmeDans la liste des tâches, plus personne ne distingue ce qui est urgent de ce qui est périmé.

L’idéeL’IA repère les tâches sans date, celles qui sont en retard et celles qui n’ont pas bougé depuis des semaines. Elle vous les montre par petits groupes de quatre et propose pour chacune une suite : lui donner une date, la reformuler, la confier à quelqu’un, ou l’abandonner en notant pourquoi.

« Quelles tâches traînent ? »

Routine périodique

Faire le ménage dans les conversations oubliées

Le problèmeOn laisse vite des dizaines de conversations avec l’IA en plan, au milieu d’un travail.

L’idéeUne fois par semaine, l’IA relit les conversations restées dormantes et cherche ce qui n’a été noté nulle part. Pour chacune, vous choisissez de l’archiver, d’en tirer une tâche, de la renommer pour y revenir, ou de passer.

Routine déclenchée par un mot

Clore une session de travail proprement

Le problèmeUne décision prise hier avec l’IA reste enfouie dans une conversation que personne ne rouvrira.

L’idéeAvant de fermer, l’IA vérifie que ce qui compte est rangé au bon endroit : les tâches mises à jour, les fichiers enregistrés, les documents à leur place. Au début, elle ne reconnaissait le mot de clôture qu’une fois sur trois, et nous avons dû ajouter un petit contrôle automatique pour qu’elle ne le rate plus.

« On clôture »

Routine déclenchée par un mot

Demander où on en est

Le problèmeAprès deux heures de travail avec l’IA, on ne sait plus très bien ce qui est fait.

L’idéeIl suffit d’un mot pour obtenir un état des lieux : ce qui est fait, ce qui est déjà enregistré quelque part, ce qui n’existe encore que dans la conversation. La suite arrive sous forme de cases à cocher.

« Topo »

Capture et exécution

Noter une demande pour plus tard

Le problèmeUne idée de travail vous vient dans le train ou en réunion, et vous ne pouvez pas la traiter tout de suite.

L’idéeVous la dictez, et elle rejoint un carnet où chaque demande porte un numéro. Le carnet indique aussi quel niveau d’IA elle mérite, parce que les tâches simples n’ont pas besoin du modèle le plus coûteux. Le jour venu, vous la relancez par son numéro.

« Exécute le prompt 412 »

Convention de travail

Dire à l’avance quand une tâche sera finie

Le problèmeUne tâche est « presque finie » depuis trois semaines.

L’idéeChaque tâche porte son objectif et la liste des critères qui permettront de la dire terminée. Cela aide la personne qui la porte à savoir quand s’arrêter, et l’IA s’en sert aussi : elle ne déclare une tâche terminée que lorsque tous les critères sont remplis.

Routine à la demande

Rédiger une proposition commerciale en une conversation

Le problèmeLa mise en forme de chaque proposition prend une demi-journée.

L’idéeL’IA part de la fiche du client et de la transcription du rendez-vous, puis rédige la proposition et la met en page dans votre charte. Le prix reste une affaire humaine : elle ne chiffre rien qu’une personne habilitée n’ait validé avant l’envoi.

« Prépare la proposition »

Revue périodique

Repasser régulièrement sur les affaires en cours

Le problèmeDes affaires prometteuses n’ont pas été relancées depuis un mois, et personne ne s’en est aperçu.

L’idéeL’IA classe chaque affaire ouverte selon ce qu’elle demande : une relance, une prochaine étape à fixer, une préparation, ou un abandon. Vous tranchez par petits groupes, et elle prépare ensuite les relances décidées.

Contrôle avant envoi

Vérifier un emailing tel qu’il arrivera chez le destinataire

Le problèmeUne campagne est déjà partie quand on remarque un lien cassé.

L’idéeUn contrôle relit le message complet avant l’envoi et bloque la campagne s’il ne peut pas l’examiner. Quand nous changeons notre façon de fabriquer les messages, nous en envoyons d’abord un vrai à une liste interne, et nous lisons le courriel reçu, parce que l’aperçu ne montre pas tout.

Contrôle automatique

Corriger un tic d’écriture au moment où il se produit

Le problèmeL’IA reprend le même tic d’écriture à chaque séance, malgré la consigne.

L’idéeNous avons constaté qu’un modèle imite ce qu’il lit bien plus sûrement qu’il n’obéit à ce qu’on lui interdit. Nous avons donc placé le contrôle au moment où le texte est enregistré dans un document destiné à l’extérieur : l’IA reçoit le texte en retour, avec l’explication.

Contrôle automatique

Ne pas laisser l’IA promettre de « revenir plus tard »

Le problèmeL’IA annonce qu’elle reprendra un sujet ensuite, puis la conversation se ferme et rien ne se passe.

L’idéeQuand une réponse contient ce genre de promesse sans rien pour la tenir, elle est bloquée. L’IA doit alors faire le travail tout de suite, dire précisément ce qui le reprendra, ou vous poser la question.

Posture de l’IA

Présenter les décisions sous forme de choix

Le problèmeL’IA termine ses réponses par des questions ouvertes, et on oublie d’y répondre.

L’idéeQuand une décision vous revient, l’IA vous propose des options à cliquer, en mettant en premier celle qu’elle recommande. Si une réponse se termine sur un point laissé en suspens, elle lui est renvoyée pour qu’elle le règle.

Contrôle avant envoi

Écrire sans jargon à un collègue qui n’est pas technicien

Le problèmeDans un message d’entraide, la seule chose que le collègue doit faire apparaît à la sixième ligne.

L’idéeAvant l’envoi, le message est relu pour y repérer le jargon technique, et il est renvoyé une fois à l’IA s’il en contient. Si on le renvoie tel quel, il part : entre techniciens, le jargon a sa place.

Posture de l’IA

Ne rien donner à recopier

Le problèmeL’IA rend la main en vous laissant une liste de commandes à copier-coller.

L’idéeAvant de vous demander un geste, l’IA vérifie si elle peut le faire elle-même. Elle ne vous sollicite que pour ce qui vous appartient : un mot de passe, une validation, une décision.

Routine planifiée

Des veilles automatiques qui ne parlent que pour signaler un problème

Le problèmeAu bout d’un mois, plus personne ne lit le rapport hebdomadaire.

L’idéeChaque veille a un seuil fixé à l’avance et ne dit rien tant qu’il n’est pas franchi. Le calcul qui décide s’il faut alerter est fait par un programme, pas par l’IA, pour que la même situation donne toujours la même réponse.

Méthode

Ne plus faire circuler les mots de passe

Le problèmeUne clé d’accès envoyée par messagerie y reste pendant des années.

L’idéeLes accès sont rangés dans un coffre partagé. L’IA va les y chercher et les écrit là où ils servent, sans les afficher. Chaque poste a sa propre clé, ce qui permet d’en retirer une sans toucher aux autres.

Méthode

Écrire les règles du jeu à un seul endroit

Le problèmeLes mêmes consignes sont recopiées à dix endroits, et chaque copie dit quelque chose d’un peu différent.

L’idéeLes règles de travail sont rassemblées dans un document de référence unique. Les instructions données à l’IA projet par projet restent courtes et renvoient à ce document. C’est en général par là que nos accompagnements commencent.

Distribution

Donner les mêmes outils à toute l’équipe

Le problèmeChacun bricole sa propre version des mêmes routines.

L’idéeLes routines de l’équipe sont rangées à un seul endroit et chaque poste les récupère à l’ouverture. Quand quelqu’un en améliore une, les autres en profitent dès le lendemain.

Connecteur

Permettre à l’IA de lire votre gouvernance

Le problèmeL’IA devine qui décide de quoi dans votre organisation, et se trompe souvent.

L’idéeUn connecteur lui donne accès, en lecture, à la description à jour des rôles, des cercles et des règles de décision. Elle peut alors répondre à une question comme « qui s’occupe de la facturation ? » en s’appuyant sur ce qui est réellement décidé.

Routine prudente

Remettre de l’ordre dans les documents partagés

Le problèmeDes milliers de fichiers n’ont pas de date dans leur nom, et on n’arrive plus à les classer.

L’idéeL’IA commence par un état des lieux, sans rien modifier, pour mesurer l’ampleur du désordre. Elle propose ensuite une liste de nouveaux noms que vous validez avant qu’elle les applique. Quand elle ne peut pas établir une date, elle laisse le fichier tel quel.

Délégation

Confier les gros volumes à une IA installée sur la machine

Le problèmeFaire classer des centaines de documents par l’IA principale coûte cher et encombre la conversation.

L’idéeCes traitements partent vers un modèle qui tourne sur l’ordinateur lui-même, et les documents ne sortent pas de chez vous. Seul un court bilan revient dans la conversation.

Routine à la demande

Faire relire son code par une autre IA

Le problèmeUne IA repère mal les défauts du code qu’elle a elle-même écrit.

L’idéeNotre IA rédige une demande d’audit précise, que nous soumettons à une IA d’un autre éditeur sur une version figée du code. Nous vérifions ensuite chaque remarque dans le code avant de corriger quoi que ce soit.